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中华人民共和国气象行业标准

防雷工程文件归档整理规范

Specifications for filing and arranging documents of lightning protection project

QX／T 247-2014

发布日期：2014年10月24日
实施日期：2015年3月1日

中国气象局 发布

前言

    本标准按照GB／T 1．1-2009给出的规则起草。
    本标准由全国雷电灾害防御行业标准化技术委员会提出并归口。
    本标准起草单位：厦门市气象局、厦门市城市建设档案馆、天津市气象局、湖南省防雷中心。
    本标准主要起草人：王春扬、蔡河章、林挺玲、陈荣让、许松桦、王美娜、赵建伟、王智刚、李衣长、陈礼斌、陈益梅、付金安、邹昌雪、王艳金、季芬琴、陈琳、刘隽、徐鹏翔、陈赢禧。

1 范围

    本标准规定了防雷工程文件归档的总体要求，防雷工程文件的收集、案卷组织、案卷编目、案卷装订及档案的归档与移交等具体要求。
    本标准适用于设计、施工、建设单位的防雷工程文件的归档整理。

2 规范性引用文件

    下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
    GB／T 10609．3 技术制图 复制图的折叠方法
    GB／T 18894 电子文件归档与管理规范
    QX／T 85-2007 雷电灾害风险评估技术规范
    QX／T 106 防雷装置设计技术评价规范
    QX／T 149-2011 新建建筑物防雷装置检测报告编制规范

3 术语和定义

    下列术语和定义适用于本文件。

3．1
    防雷工程文件 document of lightning protection project
    在防雷工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括设计阶段文件和施工阶段文件。

3．2
    案卷 file
    由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
    [GB／T 11822-2008，定义3．3]

3．3
    档号 archival code
    以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
    [GB／ T 11822-2008，定义3．6]

4 总体要求

4．1 防雷工程文件归档应遵循完整性、准确性、系统性原则，根据防雷工程文件的自然形成规律收集、整理。

4．2 防雷工程文件收集工作应与项目管理同步进行。

4．3 防雷工程文件的保管期限为：设计、施工单位应至少保管五年，建设单位应永久保存。

4．4 电子防雷工程文件的归档整理，按GB／T 18894执行。

4．5 防雷工程文件的内容应真实、准确，与工程实际相符合。

5 防雷工程文件收集

5．1 归档范围
    归档范围见表1。

表1 归档范围

5．2 质量要求

5．2．1 防雷工程文件宜采用计算机打印文件，当采用书写材料时，应采用耐久性强不易褪色的书写材料。

5．2．2 防雷工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5．2．3 防雷工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(210mm×297mm)。纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

5．2．4 图纸应清晰，宜采用计算机制图。

6 案卷组织

6．1 一般要求

6．1．1 遵循防雷工程文件的形成规律，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。

6．1．2 案卷内文件应齐全、完整，签章手续完备。

6．1．3 案卷内文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

6．2 组卷方式

6．2．1 按设计文件和施工文件分别组卷。

6．2．2 成册、成套的文件宜保持其原有状态。

6．2．3 通用图、标准图可放入相应项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。

6．2．4 底图以张或套为保管单位进行整理。

6．2．5 防雷工程在保质期内进行维修和维护中所形成的文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。

6．3 案卷及卷内文件排列

6．3．1 案卷应分别按设计文件、施工文件的顺序进行排列。

6．3．2 卷内文件宜按表1顺序并结合工程实际进行排列。

7 案卷编目

7．1 案卷封面编制

7．1．1 应印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式，式样见图A．1。

7．1．2 内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。其中：
    a) 档号：应由单位代号-项目号-案卷号组成。单位代号为单位名称第一个字母组成；项目号为项目名称第一个字母组成；案卷号由“SJ(设计)”或“SG(施工)”加上按一定顺序排列后的流水号组成，流水号一般为三位数字。
    b) 案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容，还应包括工程名称、卷内文件内容。
    c) 编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
    d) 起止日期：应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
    e) 密级：同一案卷内有不同密级的文件应以高密级为本卷密级。

7．2 案卷脊背编制

7．2．1 应印制在卷盒侧面，式样见图B．1。

7．2．2 内容应包括档号、案卷题名。

7．3 卷内目录编制

7．3．1 应排列在卷内文件首页之前，式样见图C．1。

7．3．2 应符合下列规定：
    a) 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
    b) 文件编号：填写防雷工程文件原有的文号或图号。
    c) 责任者：填写文件的直接形成单位或个人。多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
    d) 文件题名：填写文件标题的全称。
    e) 日期：填写文件形成的日期。
    f) 页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。

7．4 卷内文件页号编写

7．4．1 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

7．4．2 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

7．4．3 成套图纸或印刷成册的技术文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。

7．4．4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

7．5 卷内备考表编制

7．5．1 式样见图D．1。

7．5．2 应主要标明卷内文件总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。

7．5．3 应排列在卷内文件尾页之后。

8 案卷装订

8．1 应采用线绳三孔左侧装订，要整齐牢固。

8．2 装订时应剔除金属物。

8．3 案卷内超出卷盒幅面的文件应叠装，图纸折叠方法见GB／T 10609．3。

9 档案的归档和移交

9．1 防雷工程文件归档宜采用纸质档案或电子档案的归档方式。

9．2 设计文件宜在设计方案通过设计核准后一个月内归档，施工文件宜在项目通过竣工验收后一个月之内归档。

9．3 当发生承建单位变更的，应做好档案移交工作。

9．4 案卷移交清册封面式样见图E．1。

9．5 案卷移交清册目录式样见图F．1。

附录A 案卷封面式样

图A．1 案卷封面式样

附录B 案卷脊背式样

图B．1 案卷脊背式样

附录C 卷内目录式样

图C．1 卷内目录式样

附录D 卷内备考表式样

图D．1 卷内备考表式样

附录E 案卷移交清册式样

防雷工程项目档案案卷移交清册

图E．1 案卷移交清册式样

附录F 案卷移交清册目录式样

图F．1 案卷移交清册目录式样

参考文献

    [1] GB／T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求
    [2] GB 50057-2010 建筑物防雷设计规范
    [3] GB／T 50328-2001 建设工程文件归档整理规范
    [4] GB 50343-2012 建筑物电子信息系统防雷技术规范
    [5] GB 50601-2010 建筑物防雷工程施工质量与验收规范
    [6] CJJ／T 117-2007 建设电子文件与电子档案管理规范

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