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中华人民共和国行业标准
建设电子档案元数据标准
Standard for electronic construction recordkeeping metadata
CJJ/T187-2012
批准部门：中华人民共和国住房和城乡建设部
施行日期：2013 年 3 月 1 日
中华人民共和国住房和城乡建设部
公 告
第1516号
住房城乡建设部关于发布行业标准《建设电子档案元数据标准》的公告
现批准《建设电子档案元数据标准》为行业标准，编号为CJJ/T 187-2012，自2013年3月1日起实施。
本标准由我部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。
中华人民共和国住房和城乡建设部
2012年11月1日
前言
根据住房和城乡建设部《关于印发<2008年工程建设标准规范制订、修订计划(第一批)>的通知》(建标[2008]102号)的要求，标准编制组经过深入的调查研究，认真分析总结国内外科研成果，结合实践经验，并在广泛征求意见的基础上，编制本标准。
本标准的主要技术内容是：1．总则；2．术语；3．基本规定；4．元数据内容；5．元数据扩展；6．元数据管理。
本标准由住房和城乡建设部负责管理，由住房和城乡建设部城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释。执行过程中如有意见或建议，请寄送住房和城乡建设部城建档案工作办公室(地址：北京市海淀区三里河路9号，邮政编码：100835)。
本标准主编单位：住房和城乡建设部城建档案工作办公室
珠海市城市建设档案馆
本标准参编单位：深圳市世纪伟图科技开发有限公司
珠海市建设工程质量监督检测站
南京市城市建设档案馆
大连市城市建设档案馆
上海市城市建设档案馆
本标准主要起草人员：蒋仕鹊 姜中桥 李琦 张志敏 周健民 黄春晓 陈灏沆 崔丽梅 王策 高雅 刘静
本标准主要审查人员：王毅 刘越男 刘家真 潘世萍 冯丽伟 蔡学美 张斌 秦屹梅 权进立 李宗波 赵淑芳
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1 总 则
1．0．1 为加强建设电子档案的全过程管理，建立真实、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本标准。
1．0．2 本标准适用于建设电子档案的形成、归档与管理过程中元数据的捕获和管理，也适用于其他不同载体的建设档案。
1．0．3 建设电子档案元数据的捕获与管理，除应符合本标准外，尚应符合国家现行有关标准的规定。
2 术 语
2．0．1 建设电子文件 electronic construction records
建设电子文件(以下简称电子文件)是指在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
2．0．2 建设电子档案 electronic construction archives
具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及其元数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。
2．0．3 元数据 metadata
元数据是描述建设电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的结构化或半结构化的数据。
2．0．4 元素 element
元数据中结构化或半结构化的数据项。每个元素应具有英文名称、定义、使用目的、使用方法、取值类型及取值方案等属性。
2．0．5 子元素 subelement
对元数据元素进行进一步描述或限定的元素。
2．0．6 元素集 element set
元数据中元素的集合。
2．0．7 实体 entity
用元数据元素集描述的概念、客观事物、发生的事件和处理的事务等。
2．0．8 文件管理单元 record management unit
文件管理单元是被元数据描述的文件或文件的集合。文件管理单元依次可分为文件集、文件系列、文件组合、单一文件四个层级。
3 基本规定
3．0．1 建设电子档案形成单位按规定向建设档案管理机构移交建设电子文件时，应同时移交相应文件的元数据，移交的建设电子文件应真实、完整、有效。
3．0．2 建设档案管理机构建立的建设电子文件归档与管理系统所采用的元数据应符合本标准的规定。建设电子档案的验收与移交、管理与利用应按现行行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T 117的规定执行。
3．0．3 建设电子档案的形成与管理单位所采用的文件管理系统应按本标准的规定，建立元数据的动态维护机制。
3．0．4 建设电子档案元数据元素的描述应从语义和属性两方面进行规定。语义描述应准确、完整、清晰；属性应进行结构化描述，其描述项应包括编号、英文名称、目的、使用、取值等。
3．0．5 元素属性项及其描述应符合下列规定：
1 编号：元素的编号应由元素集代码和其在元素集中的排列顺序号构成；子元素的编号应由两部分构成，前面部分应为其限定的元素的编号，后面部分应为该元素下子元素的相对顺序号，中间应用符号“．”连接。
2 英文名称：宜采用元素或子元素的英文表达，多个英文字中间不应留空格，每个英文字的首个字母应大写。
3 目的：应规定元素的用途。
4 使用：应规定元素的使用方法，并应符合下列规定：
1)适用性：应规定元素所在的元素集的类型；
2)使用条件：对条件性元素，应规定具体条件，包括依赖其他元素或子元素的规定值；
3)可选性：应规定元素使用的强制性程度。强制性程度应从“必选、条件必选、可选”中选择；
4)可重复性：应规定元素最大的出现次数；
5)子元素：当元素需作明确限定时，应使用子元素作为元素的限定，并应对子元素的名称、英文名称、可选性、取值类型及取值范围进行描述。
5 取值：应对元素及其子元素的取值类型与范围作出规定，并应符合下列规定：
1)取值类型：应规定元素取值的数据类型；
2)取值范围：应规定元素取值的允许范围，也可从编码方案中获取。
3．0．6 元数据元素的取值应符合现行国家标准《城市建设档案著录规范》GB/T 50323的规定。
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4 元数据内容
4．1 元数据元素集
4．1．1 建设电子档案元数据应由文件实体、业务实体、责任者实体、关系实体等四个元素集组成，实体间的关系如图4．1．1所示。元数据各实体的元素应符合本标准附录A的规定。
图4．1．1 元数据实体关系图
4．1．2 建设电子档案元数据可采用多实体元素集或单一实体元素集的方式来描述。当采用单一实体元素集时，可将业务实体、责任者实体、关系实体中的元素纳入文件实体元素集中描述。
4．2 文件实体
4．2．1 文件实体应包括文件层级、文件标识、文件名称、文件分类、主题词或关键词、提要、附注、语种、稿本、存储、文件日期、权限、安全控制、处置、真实性等元素。
4．2．2 文件层级应记录文件实体所处的文件管理单元的层级。其属性应符合表4．2．2-1的规定。文件层级类型应按表4．2．2-2的规定进行记录。
表4．2．2-1 文件层级属性
表4．2．2-2 文件层级类型
4．2．3 文件标识应为同一文件管理系统中文件实体的唯一标识，其属性应符合表4．2．3的规定。当子元素文件标识码采用多种方案标识时，应与文件标识方案同时使用。
表4．2．3 文件标识属性
4．2．4 文件名称应与文件实体所处层级相适应，并应准确反映所记录的业务活动，其属性应符合表4．2．4的规定。
表4．2．4 文件名称属性
4．2．5 文件分类应按文件实体所在的层级进行。建设系统业务管理、业务技术电子文件可按职能、问题、年度、专业等分类；建设工程电子文件可按建设工程、专业、程序等分类。归档时宜保留文件在归档前所作的文件分类。文件分类的属性应符合表4．2．5的规定。
表4．2．5 文件分类属性
4．2．6 主题词应为揭示文件内容的规范化词或词组；关键词应为取自文件题名或正文，用以表达文件主题并具有检索意义的词或词组。其属性应符合表4．2．6的规定。
表4．2．6 主题词或关键词属性
4．2．7 提要应为文件内容的简介或评述，应反映文件的主题内容、重要数据(包括技术参数)，其属性应符合表4．2．7的规定。
表4．2．7 提要属性
4．2．8 附注应为文件本身及其形成、处理和管理过程需要解释和补充说明的事项，其属性应符合表4．2．8的规定。
表4．2．8 附注属性
4．2．9 语种应描述表达文件内容的语言种类，其属性应符合表4．2．9的规定。
表4．2．9 语种属性
4．2．10 稿本应描述文件的文稿、文本和版本，其属性应符合表4．2．10的规定。
表4．2．10 稿本属性
4．2．11 存储应记录文件的载体形态、数量大小、存放位置及存储格式等，其属性应符合表4．2．11的规定。
表4．2．11 存储属性
4．2．12 文件日期应为与文件实体关联的开始与结束日期，其属性应符合表4．2．12的规定。
表4．2．12 文件日期属性
4．2．13 利用权限应规定文件使用的范围，其属性应符合表4．2．13-1的规定。利用权限类型应按表4．2．13-2划分。
表4．2．13-1 利用权限属性
表4．2．13-2 利用权限类型表
4．2．14 安全控制应描述对档案信息安全的控制指标，其属性应符合表4．2．14的规定。
表4．2．14 安全控制属性
4．2．15 处置应实时记录对文件的处置授权及实施处置行为的信息，其属性应符合表4．2．15的规定。
表4．2．15 处置属性
4．2．16 真实性应记录文件在传输或存储过程中发生改变的算法，其属性应符合表4．2．16的规定。
表4．2．16 真实性属性
4．3 业务实体
4．3．1 业务实体应包括业务层级、业务标识、业务名称、业务分类、业务依据、业务特征分类、业务特征和业务日期等元素。
4．3．2 业务层级应记录业务实体所处层次，其属性应符合表4．3．2-1的规定。其中建设系统业务管理和业务技术电子文件应按职能、专业划分业务层级，建设工程电子文件业务层级应按建设工程层次结构划分业务层级。业务层级的划分应符合表4．3．2-2的规定。业务层级及层级的数量应根据文件管理的实际需要进行设置，并应与相应的文件层级及数量相对应。
表4．3．2-1 业务层级属性
表4．3．2-2 业务层级表
4．3．3 业务标识应为文件管理系统中业务实体的唯一识别符。电子文件归档后应在电子档案管理系统中赋予新的业务标识并作为业务实体在该系统下的唯一标识，同时应保留原系统生成的业务标识。电子档案管理系统中子元素业务标识码应采用多种方案标识，且应与业务标识方案同时使用，其属性应符合表4．3．3的规定。
表4．3．3 业务标识属性
4．3．4 业务名称应为业务实体的名称，并应与业务实体所处层级相适应，其属性应符合表4．3．4的规定。
表4．3．4 业务名称属性
4．3．5 业务分类应根据业务层级的不同，按专业与行业的类别、责任者的业务职能及业务过程、流程以及构成业务过程的具体事务进行分类。业务分类的属性应符合表4．3．5的规定。当子元素业务分类号采用多种业务分类方案进行标识时，应与业务分类方案同时使用。
表4．3．5 业务分类属性
4．3．6 业务依据应记录开展业务职能、活动、事务及文件管理行为的依据，业务依据应与业务层级相适应，其属性应符合表4．3．6的规定。
表4．3．6 业务依据属性
4．3．7 业务专业特征应根据城乡规划、建设和管理活动的专业、行业类别设置相应的特征项、特征项值及特征项值单位，其属性应符合表4．3．7的规定。
表4．3．7 业务专业特征属性
4．3．8 业务日期应记录与业务实体相关的开始和结束日期，其属性应符合表4．3．8的规定。
表4．3．8 业务日期属性
4．4 责任者实体
4．4．1 责任者实体应包含责任者层级、责任者标识、责任者名称、责任者职能、责任者许可和责任者联系方式等元素。
4．4．2 责任者层级应描述责任者实体所处的层级，其属性应符合表4．4．2-1的规定。责任者实体层级的划分应符合表4．4．2-2的规定。
表4．4．2-1 责任者层级属性
表4．4．2-2 责任者实体层级
4．4．3 责任者标识应为责任者实体的唯一识别，其属性应符合表4．4．3的规定。
表4．4．3 责任者标识属性
4．4．4 责任者名称应为责任者实体的名称，其属性应符合表4．4．4的规定。
表4．4．4 责任者名称属性
4．4．5 责任者职能应为责任者职能的描述，其属性应符合表4．4．5的规定。
表4．4．5 责任者职能属性
4．4．6 责任者许可应为对责任者进行文件管理活动的授权，其属性应符合表4．4．6-1的规定。责任者许可内容应按表4．4．6-2规定的事件类型授权。
表4．4．6-1 责任者许可属性
表4．4．6-2 文件管理事件表
4．4．7 责任者联系方式应为有关责任者的联系方式与信息，其属性应符合表4．4．7的规定。
表4．4．7 责任者联系方式属性
4．5 关系实体
4．5．1 关系实体应包含关系标识、关系名称、关系日期、相关实体等元素。
4．5．2 关系标识应为关系实体的唯一标识，其属性应符合表4．5．2的规定。
表4．5．2 关系标识属性
4．5．3 关系名称应为关系实体的名称，其属性应符合表4．5．3-1的规定。关系类型的划分应符合表4．5．3-2的规定。
表4．5．3-1 关系名称属性
表4．5．3-2 关系类型表
4．5．4 关系日期应记录关系建立的开始及结束日期，其属性应符合表4．5．4的规定。
表4．5．4 关系日期属性
4．5．5 相关实体应记录关系实体中两个已关联的实体及其间发生的事件。主实体应为关系的出发点(起点)，相关实体应为关系的指向点(终点)，其属性应符合表4．5．5的规定。
表4．5．5 相关实体属性
5 元数据扩展
5．0．1 当建设电子档案元数据中的元素或子元素不能满足需要时，可按下列方式对元数据进行扩展：
1 在本标准规定的元素集中增加新的元素及子元素；
2 对现有元素集中的层级进行细化和限定；
3 扩展元素的取值范围或施加更多的限制；
4 建立新的取值方案，代替现有取值范围为自由文本的元素取值；
5 对现有元数据元素实施更加严格的约束条件，将可选元素改为必选；
6 对现有元数据元素的值域施加更多的限制。
5．0．2 对现有建设电子档案元数据元素扩展时，不得进行下列内容的改变：
1 将现有元数据元素的名称更名；
2 将现有元数据元素的定义作出修改；
3 将必选项变更为条件必选或可选项；
4 将条件必选项变更为可选项；
5 将已作规定的取值范围变更为自由文本；
6 改变已作规定的取值范围中列出的已有值。
5．0．3 扩展元素与子元素不能与已有元素和子元素有语义上的重叠。
5．0．4 建设电子档案元数据元素扩展前，应按本标准规定的元数据内容，确认不能满足应用的内容或需扩展的内容，再按本章的规定进行扩展。
6 元数据管理
6．0．1 建设电子档案元数据在管理、交换和提供利用时，应采用XML Schema格式。
6．0．2 建设电子档案元数据文件的命名，应与所描述的数据文件或原文件建立联系。
6．0．3 建设电子档案元数据宜通过建立元数据管理系统来进行管理和维护。
附录A 元数据元素表
本标准用词说明
1 为便于在执行本标准条文时区别对待，对于要求严格程度不同的用词说明如下：
1)表示很严格，非这样做不可的：
正面词采用“必须”，反面词采用“严禁”；
2)表示严格，在正常情况下均应这样做的：
正面词采用“应”，反面词采用“不应”或“不得”；
3)表示允许稍有选择，在条件许可时首先应这样做的：
正面词采用“宜”，反面词采用“不宜”；
4)表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用“可”。
2 条文中指明必须按其他标准、规范执行的写法为：“按……执行”或“应符合……的规定”。
引用标准名录
1 《城市建设档案著录规范》GB/T 50323
2 《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T 117